Wir hören es immer wieder: „Man muss lernen, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.“ Aber da im digitalen Zeitalter die Informationsfülle rasant wächst, entsteht möglicherweise auch mehr Wichtiges. Doch wir können – und wollen – unsere Arbeitszeit nicht beliebig ausweiten. Irgendwann schaffen wir nicht einmal mehr dann die Arbeit, wenn wir uns nur auf das „Wichtige“ konzentrieren. Vor allem jetzt zu Home Office Zeiten, wo man neben der Arbeit gleichzeitig noch Homeschooling betreiben muss. Hat dieses Prinzip also ausgedient?

Nicht ganz – zumindest dann nicht, wenn wir das Prinzip ein wenig weiterentwickeln: Aus „wichtig“ muss „relevant“ werden. Der wesentliche Unterschied ist die Einbeziehung des Zeitpunktes und des Kontextes.

Beispiel:

Eine Vertragsklausel zu Haftungsverhältnissen ist per se sicherlich wichtig. Da aber im anstehenden Meeting nur über Leistungen und Preise verhandelt wird, ist sie heute nicht relevant.

Zeitpunkt und Kontext helfen, sich auf die Informationen zu konzentrieren, auf die es gerade ankommt. Wer mehr Zeit hat, kann anschließend mehr verarbeiten. Aber er geht auf jeden Fall vorbereitet in die Verhandlung.

Der Wechsel von „wichtig“ zu „relevant“ ist nur ein kleiner Paradigmenwechsel. Aber vor dem Hintergrund der permanent wachsenden Informationsflut ist er ein enorm hilfreicher, pragmatischer Lösungsansatz, der nicht unterschätzt werden sollte. Probieren Sie es einfach aus!

Übrigens: Suchmaschinen, die Milliarden von Dokumenten in kürzester Zeit verarbeiten müssen,  erzeugen die Antworten auch nach dem Relevanz-Prinzip (sog. Relevance Feedback https://de.wikipedia.org/wiki/Relevance_Feedback). Google zum Beispiel weiß nicht, was an sich wichtig ist. Google bewertet daher die Relevanz nach Kontext und Zeitpunkt – und Person!

Sind Sie immun gegen Ablenkung? Auch im Home Office? Oder kennen Sie auch dieses Schicksal: Man startet eine Suche im Internet und entdeckt dabei so viele tolle und interessante Seiten. Nur leider ist man vom ursprünglichen Thema längst weit weg. Aus der Suche wurde ein Surfen.

Das Internet verleitet förmlich zu solchen genussvollen Ausschweifungen – ein gutes Beispiel für die „Gefahren“ der digitalen Medien. Dort stehen Informationen fast nie isoliert, sondern vielfach verlinkt zur Verfügung. Das ist bei ausgedruckten Dokumenten anders. Zwar gibt es auch dort oft Verweise, vor allem im wissenschaftlichen Bereich (Fußnoten!). Doch die zitierte Quelle aufzusuchen und nachzublättern, ist deutlich mühsamer und zeitaufwendiger als einfach ein blau markiertes und unterstrichenes Wort anzuklicken.

Die Verknüpfung der digitalen Informationen ermöglicht spontan entstehende Pfade – das ist gut! Doch kann man sich dabei leicht verlaufen.

Unser innerer Kompass: Fragen definieren!

Klingt einfach, kostet aber vielleicht doch erst einmal Überwindung. Nehmen Sie sich einen Zettel und schreiben Sie kurz auf, wonach Sie jetzt genau suchen wollen. Das klingt banal, fokussiert die Suche aber besser als jeder gute Vorsatz.

Denn: Fragen zu stellen, hat viele Vorteile:

• Nur wer eine konkrete Frage stellen kann, hat über die Aufgabe wirklich nachgedacht.
• Wer gezielt nach Antworten sucht, ist konzentrierter und fokussierter als jemand, der einfach nur „herumschaut“. Fragen sind ein entscheidendes Filterinstrument zur Steuerung der Aufmerksamkeit. (Entdecken Sie es spielerisch! Wenn Sie sich ein Wort, das Sie innerhalb eines Textes suchen wollen, vorher kurz als Wortbild vorstellen, werden Sie es schneller finden.)
• Aufmerksamkeit ist die Grundvoraussetzung für Merkprozesse: Das Gehirn merkt sich nur die Informationen, die es für wesentlich hält.

Fazit: Starten Sie keinen Arbeitsvorgang (ob auf Bildschirm oder Papier), ohne kurz innezuhalten und Ihre aktuelle Aufgabenstellung zu definieren, d.h. formulieren, wonach Sie genau suchen. Die investierten Minuten werden sich im Home Office als Zeit- und Qualitätsgewinn vielfach auszahlen.

Recherchen mit Hilfe digitaler Medien sind oft sehr aufwendig. Das liegt zum einen an der großen Menge der gleichzeitig verfügbaren Informationen. Zum anderen führen nicht alle Informationen zum gleichen Ergebnis.

Wie kommt man also zu guten Recherche-Ergebnissen?

Lassen Sie sich von unseren Hinweisen anregen und probieren Sie sie in Ihrem Arbeitsalltag aus.

Hinweis 1: Fragestellung konkretisieren

Wie hilfreich konkrete Fragen für ein effektives Arbeiten mit der Informationsfülle sind, konnten Sie bereits entdecken. Um Suchfunktionen optimal zu nutzen, werden relevante Stichwörter benötigt. Sammeln Sie sie, indem Sie z.B. die Ergänzungsfunktion von Google nutzen. Tippen Sie Ihre ersten Stichwörter ein und entdecken Sie, was zusätzlich vorgeschlagen wird. Oder lassen Sie sich von den alternativen Suchvorschlägen am Ende der Ergebnisseiten inspirieren.

Hinweis 2: Wer könnte sich bereits mit diesem Thema beschäftigt haben?

Selten setzt man sich wirklich als Erster mit einem bestimmten Thema auseinander. Wir suchen also nach seriösen Vorarbeiten.

Beispiel: Sie möchten die Segmentierung einer Zielgruppe nach Einkommensklassen vornehmen. Daher fragen Sie sich, wer sich häufig mit dem Einkommen anderer Menschen beschäftigt. Die Antwort ist sehr einfach: das Finanzamt (und damit der Staat). Und wie veröffentlicht der Staat seine statistischen Informationen? Über das Statistische Bundesamt.

Nach diesem Prinzip kommt man schnell zu Quellen/Sekundärquellen, wie die Redaktionen von entsprechenden Fachmagazinen oder Tageszeitungen, Verbänden oder Forschungseinrichtungen.

Hinweis 3: Eine Quelle immer im Kontext betrachten/einschätzen

Besonders Sekundärquellen berufen sich auf Daten und Informationen anderer Quellen. Jeder kennt aus Tageszeitungen einen Satzanfang wie z.B.: „Nach Angaben des Bundesverbandes deutscher…“.

Steigen Sie daher nicht sofort in die Details einer Quelle ein. Durchsuchen Sie das gefundene Dokument nach Verweisen und folgen Sie zuerst diesen Spuren. Dadurch überprüfen Sie die Verlässlichkeit der Angaben. Außerdem entwickelt sich die Recherche dann wie von selbst nach dem Schneeball-Prinzip. Man muss den Ball nur ins Rollen bringen.

Hinweis 4: Die besten Quellen sind Menschen

Auch wenn es bequem ist, einfach nur Google zu nutzen, so schränkt dieser Weg die möglichen Ergebnisse einer Recherche doch erkennbar ein.

Gerade durch die Kombination der „digitalen“ mit der „analogen“ Welt gewinnen wir Zeit und Qualität.

Fragen Sie doch immer zuerst Ihre Kollegen! Sie arbeiten im gleichen Themenumfeld. Wer weiß etwas dazu oder hat vielleicht die ersten Informationen und Quellen bereit? Und wenn in einem Dokument beispielsweise auf Daten des Statistischen Bundesamtes verwiesen wird, diese Daten aber Ihre konkrete Fragestellung nicht genau beantworten, rufen Sie einfach dort an. Man wird Sie mit der zuständigen Fachabteilung verbinden, und Sie können Ihre Frage stellen. Oft lassen sich Daten speziell für Ihre Frage auswerten. Sie gewinnen immer!

Hinweis 5: Sammeln – Sortieren – Auswerten

Die große Gefahr bei der Verfolgung eines Informationspfades besteht darin, dass sich die Quellen dort oft auf einander beziehen. Zeichnet sich daraufhin ein bestimmtes Ergebnis ab, kann es dennoch im Widerspruch zu einem Ergebnis stehen, das sich über einen anderen Suchpfad mit anderen Quellen ergeben würde.

Daher hat es sich bewährt, zuerst alles eventuell Hilfreiche nur zu sammeln, ohne sofort die Details zu analysieren. Erst sobald alle Quellen ausgeschöpft scheinen, beginnt das Sortieren, Vergleichen und Auswerten.

Die Idee hinter diesem Vorgehen ist, stets aus der „Vogelperspektive“ der Aufgabenstellung zu arbeiten (Link zu Tipp 2: Fragen und Ziele definieren). So lässt man sich nicht leicht von einzelnen Details in die falsche Richtung manövrieren.

Und: Nicht alles ausdrucken. Erstellen Sie am besten zuerst ein Text-Dokument, in das Sie während der Recherche zielführende Passagen samt Quellenangaben hineinkopieren. Oder nutzen Sie spezielle Tools für das Managen von Informationen und Ideen.

Spontane Entdeckungen im Internet, Ideen, die einem beim Spazierengehen einfallen oder ausführliche Recherche-Ergebnisse. All dies könnte man sicherlich auch „irgendwie“ mit Post-its verwalten. Doch allein, wenn man sich das bildlich vorstellt, wird klar, dass es andere Wege geben muss. Das gilt insbesondere dann, wenn die Quellen in unterschiedlichen Formaten vorliegen (Texte, Bilder, Screenshots, Sprachnotizen etc.). Will man sie alle an einem Ort ordentlich sortiert und von mehreren Geräten aus online wie offline verfügbar haben, lässt sich das nur mit professionellen Tools organisieren.

Welches Tool am besten geeignet ist, hängt von der individuellen Situation ab. Folgende Faktoren könnten bei der Entscheidung eine Rolle spielen:

• Mit welchem System arbeite ich stationär  (z.B. Windows, Linux, Mac)? Mit welchen Systemen will ich meine Aufzeichnungen mobil nutzen (z.B. Android, iOS)?
• Welche Formate (Texte, Bilder, Videos, Audio) will ich verwenden? Und welche Funktionen benötige ich (Teilen mit anderen, Erinnerung, Notiz zur Aufgabe etc.)?
• Welche Notiz-Anwendungen verwenden meine Kollegen oder Freunde?
• Was erlaubt der Arbeitgeber (IT-Abteilung und Datenschutz) – insbesondere dann, wenn Daten in einer Cloud gespeichert werden?

Zum Klassiker der Notiz-Tools hat sich Evernote entwickelt (https://evernote.com; Grundversion kostenfrei). Gute Alternativen gibt es aber auch. Dazu weiter unten mehr.

Die wichtigste Funktion eines Notiz-Tools ist die Möglichkeit, aus jeder Situation heraus Notizen zu erstellen und sie zentral zu sammeln. So hängen die Notizen nicht an dem Dokument, mit dem man aktuell arbeitet, oder an einer Website, die gerade besucht wird. Vielmehr ist es genau umgekehrt. Eine Notiz kann gleichzeitig unterschiedliche Quellen, Ideen und Formate verarbeiten und sammeln. Auf diese Weise  lassen sich z.B. auch Recherche-Ergebnisse wunderbar zusammentragen. (Link zu Tipp 3: Umgang mit Informationsquellen bei der Recherche.)

Hilfreich ist, wenn man Notizen teilen und gemeinsam weiterbearbeiten kann. Dazu sollten sich die Teammitglieder am besten für das gleiche System entscheiden. Dann werden die Daten meist entweder über eine E-Mail oder über eine Cloud synchronisiert. Letzteres berührt immer auch den Datenschutz. Daher ist es wichtig, die Zulässigkeit intern vorerst abzuklären - insbesondere, wenn der Zugriff auf die Inhalte auch auf mobilen Geräten möglich sein soll.

Einige Notiz-Anwendungen bieten die Funktion an, aus Notizen Aufgaben zu machen und statten diese mit einer Erinnerungsfunktion aus. Dies bewährt sich insbesondere dann, wenn man trotz der vielen täglichen To Dos nichts vergessen möchte. Besonders effizient ist es, wenn solche Notizen auch als Checklisten angelegt werden können.

Nicht zuletzt sollte eine gute Suchfunktion zum Umfang der Anwendung gehören. Denn alle, die ein solches System für sich entdeckt haben, sammeln sehr schnell sehr viele Notizen – für den Job und privat.

Die beschriebenen Funktionen beherrscht Evernote wirklich gut. Einige gebräuchliche und gut funktionierende Alternativen sollen aber auch erwähnt werden:

Microsoft OneNote: (http://www.onenote.com) - kostenfrei; unterstützt alle gängigen stationären und mobilen Betriebssystemen; besonders dann empfehlenswert, wenn von überall und von verschiedenen Geräten aus zugegriffen werden soll.

Google Keep: (http://keep.google.com) - kostenfrei; minimal gestaltet, daher schnell beherrschbar; lässt sich gut mit anderen Google-Anwendungen verlinken; Zugriff über Android oder Chrome.

Simplenote: (https://simplenote.com) - kostenfrei; leicht bedienbar; auf allen gängigen Betriebssystemen (stationär wie mobil, inkl. Kindle Fire) verfügbar.

DEVONthink: (http://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink/ueberblick.html) - kostenpflichtig; enthaltet sehr umfangreiche und professionelle Funktionen; Hauptanwendung für Mac und iOS.

Kleine Schlussbemerkung:

Im Prinzip folgen Notizanwendungen auch dem – vielfach beklagten – Trend, das Gedächtnis auszulagern. Bei der hohen und wachsenden Informationsmenge ist das jedoch teilweise unvermeidlich und sogar effizient. Doch gerade die Frage nach der jeweiligen Relevanz befähigt uns oft, die Informationen auf ihren Kern zu reduzieren. Diese Kerninformationen im Kopf zu haben, ist die Voraussetzung für einen guten Überblick und fundierte Entscheidungen. Und dafür lohnt es sich, das Gedächtnis zu trainieren!